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L’engouement pour les “serious games” est de plus en plus vivace. Pris séparément, ces ateliers ludiques sont déjà très efficaces, mais on peut obtenir des résultats carrément étonnants en les combinant. Voici comment j’ai organisé la journée de lancement annuelle d’une équipe de 40 personnes… en exploitant les “serious games”.

Mais un “serious game” qu’est-ce que c’est ?

L’idée est de travailler sérieusement en jouant ! Oui, ce n’est pas un oxymore.
La mécanique de jeu permet de

  • Dynamiser les réunions en étant plus participatif.
  • Maximiser la collaboration et les échanges.
  • Créer de la motivation et de l’engouement.

Brièvement, le jeu place les participants dans un espace régit par des règles, avec son ou ses objectifs.
Par exemple, le Speed Boat nous met face à un bateau qui navigue en direction d’une île, métaphore du projet et de ses objectifs.
Chaque personne doit placer sur le schéma

  • Les freins qu’il a identifiés, matérialisés par des ancres qui retiennent le bateau.
  • Les éléments facilitants.
  • Les incontournables à mettre en œuvre.

L’exercice est ludique et visuel. Il facilite la prise de parole et les échanges.

Chaque individu possède une connaissance du contexte : des éléments connus de tous, des éléments qu’il est le seul à connaître et des éléments dont il ignore complètement l’existence !
Durant les échanges, on construit une connaissance collective, fruit de la mise en commun des connaissances de chacun.

On entre ainsi dans une phase de créativité ou chacun se ré-approprie ses connaissances, lève certaines ambiguïtés, et fait émerger de nouvelles idées.

Le résultat est toujours productif et surprenant.

Avec le Speed Boat, nous obtenons une analyse complète en moins d’une heure pour une assemblée de 5 à 20 personnes. Notez qu’il faudra structurer un peu différemment pour passer au dessus de 20 personnes, par exemple en utilisant la méthode de l’”Improvement Game”, décrite ci-après.

Toute cette mécanique est détaillée dans l’ouvrage Game Storming, qui fournit également un bon catalogue d’ateliers.
L’ouvrage Innovation Games quant à lui, décrit la mise en oeuvre et la planification d’ateliers. Il référence 12 ateliers très efficaces.

Allez plus loin en articulant les ateliers

Ces ateliers sont efficaces. Mais nous pouvons allez plus loin encore !
Les ateliers ont des natures diverses : ouverture (génération de nouvelles idées), exploration, consensus (ou clôture).

Certains jeux remplissent plusieurs de ces phases, comme le Speed Boat, qui permet à la fois de générer des items de manière structurée (exploration) et d’en extraire les principaux sous forme d’une matrice priorité/urgence (clôture).

Si l’on pousse un peu l’analyse, il s’agit de l’association de deux “jeux” de base, de catégorisation :

  • Catégorisation graphique : freins / facilitateurs / points incontournables.
  • Catégorisation matricielle : priorité / urgence.

Le premier est générateur d’artefacts, le second sert de clôture : on arrive à une priorisation de sujets à traiter.

Nous pouvons donc cumuler les ateliers pour répondre à un objectif global. Tout l’art réside dans le choix des ateliers adéquats, pour structurer un cheminement logique vers les objectifs.

Mise en oeuvre

Mission : organiser la journée de lancement de début d’année pour une quarantaine de personnes.
Objectif : ré-aligner la vision des participants sur les objectifs à moyen terme, reprendre les points durs et faire émerger les axes d’amélioration.

En d’autres termes, il faut pousser les gens à échanger. Reste à trouver une méthode pour que ces échanges soient efficaces. Nous visons une démarche d’amélioration. Il faudra faire émerger les problématiques, les étudier, puis les inscrire dans un plan d’action. Il ne suffit pas de faire une journée au vert. Encore faut-il qu’elle marque les esprits et donne naissance au mouvement d’amélioration.

J’ai donc choisi d’utiliser les “serious games”, et plus exactement de combiner les ateliers suivants : un ”Improvement Game”, en générateur d’item, un “Product box” pour se projeter dans le temps, et finalement un “Remember the future” pour créer le plan d’action.

Voici le détail de ces ateliers.

Improvement Game, le bilan sans la critique

Faire le bilan est souvent délicat :

  • On observe généralement certains blocages. Les gens n’osent pas s’exprimer.
  • On tombe aussi facilement dans le “bureau des plaintes” qui nuit à la productivité et peut créer certaines tensions (“C’est la faute à madame Michu…”)

Les serious games nous proposent pas mal d’options :
Le speed boat, les 5 pourquois, ou le perfection game ou improvement game.

J’ai choisi le dernier, pour son focus sur l’esprit positif. Il se déroule en trois phases :

  1. Donner une note sur la thématique travaillée.
  2. Donner le pourquoi de cette note en insistant sur les points que l’on a appréciés.
  3. Donner les axes d’amélioration pour atteindre la perfection.

Ce jeu est bien rodé, la difficulté était ici de le mettre en oeuvre pour 40 personnes !

La solution: un travail par groupes.

Dans chacun des groupes, nous avons instauré une phase de travail personnel, puis une mise en commun. Nous avons ensuite réalisé la consolidation en reprenant les 5 points les plus importants (positifs et négatifs) de chaque table. Lors de cette consolidation, nous avons directement regroupé les éléments proches, pour finir avec 5 catégories.
Cela nous a permis d’aboutir à une conclusion directement à la fin de l’exercice.

Les enseignements

  • L’effet de moyenne : globalement, la notation est de 7,5 sur 10. Pas mal, mais je me pose la question de faire apparaître plus les écarts entre les notes que la moyenne… A voir pour les prochaines éditions.
  • L’expression de tous les membres d’un groupe reste difficile. Sur le travail de groupe, j’ai observé que certaines personnes étaient en retrait. Le “Speed Boat” est plus participatif.
  • La majeure partie des points sont levés et échangés entre tous les participants.
  • Pour maximiser les échanges au niveau des tables, nous avons porté une attention particulière à la mixité des participants.
  • Le rendu visuel est vraiment efficace, jugez par vous même :

Nous avons ensuite lancé le Product Box :

Cet atelier a pour but de projeter l’application dans un futur proche (2018).
Le retour sur l’atelier est finalement assez mitigé, l’élan de créativité post apéro ayant légèrement changé le résultat 😉

Mais cela aura apporté un moment de décontraction qui contribuera au bon esprit d’équipe.
Au final, 3 pépites ont tout de même émergées de l’ensemble des idées, dont le secret ne sera pas dévoilé en public, mais qui, pour sûr offriront de belles opportunités business. A suivre…

L’usage d’un Prune the product tree aurait probablement permi d’innover sur des pistes plus réalistes. Cet exercice vise à déterminer la version suivante d’une application, de manière à avoir une évolution cohérente.

Retour d’expérience

  • Attention de bien cadrer l’atelier pour éviter certaines dissonances :
    • Nous faisons le packaging pour le produit que nous créons ou le packaging de notre organisation projet ?
    • A qui vendons-nous le produit ? A nos équipes ou à nos utilisateurs finaux ?
  • Il est toujours difficile de faire la transition entre le descriptif que l’on peut faire d’une boite exemple de céréales et le parallèle qui va être fait sur le produit.
  • N’hésitez pas à booster la créativité par un petit brainstorming rapide par exemple.
  • Attention à donner des exemples qui soient décorrélés, sinon vous risquez d’influencer la créativité des participants. Lors d’un précédent exercice, j’ai fait allusion à la géolocalisation dans les exemples. La majeure partie des boites en portaient la mention à l’issue de l’atelier !

Remember the future : passez à l’action !

A ce stade de la journée, les axes d’amélioration sont partagés, nous avons une première projection du produit. Il est temps de clore la journée. C’est parti pour un Remember the future dont le concept est basé sur une particularité typiquement humaine : nous avons du mal à nous projeter dans l’avenir.

En effet, le but à atteindre est bien souvent assez vague et parfois différent selon les individus. Les voies possibles sont donc diverses et pas forcément liées.

Pour y remédier, on se projette dans l’avenir, quelques jours après la réussite du projet.

Nous pouvons alors définir les critères de succès du projet. En d’autres termes… les objectifs !
Maintenant, il n’y a plus qu’à regarder derrière soi pour se “rappeler de l’avenir” et placer dans le temps les actions qui ont été mises en oeuvre pour atteindre ces objectifs.

Nous avons donc repris les sujets du matin, et nous sommes projetés 18 mois plus tard. “Nous avons résolus tous nos problèmes, voyons les actions que nous avons entreprises”:

Retour d’expérience

  • N’hésitez pas à être théâtral et à dresser une situation fictive, qui aidera l’assemblée à se projeter : “Nous somme le X Janvier 2025….”
  • Les “inputs” de travail en entrée de cet atelier étaient clairs, ce qui a facilité le travail de groupe, et la qualité de la restitution finale.
  • La motivation était vraiment palpable dans la restitution.
  • Il est important d’apporter un suivi sur les actions qui émergent de ces ateliers. Ce type d’atelier est très pratique pour lancer un mouvement auto-organisé, comme dans une démarche qualité initiée par les membres de l’équipe…

Conclusion : jouer, c’est du sérieux !

La journée a pris fin par une phrase qui résume l’essence des “serious games” : “Une journée innovante, entre moments solennels et moments de plaisir. Vous nous avez bien eu, nous nous sommes amusés mais vous nous avez bien fait bosser !”

La journée a été productive. Il reste à “essentialiser” cette feuille de route, afin de budgétiser la mise en oeuvre. Il ne faudra pas passer à côté des éléments rédhibitoires qui ont été cités.

Les ateliers ludiques sont décidément efficaces ! J’en étais déjà persuadé par mes expériences précédentes, et cette journée vient comforter ce sentiment ! L’ “improvement game” et le “remember the future” ont permis en un peu plus de 2 heures, de consolider la vision de 40 personnes sur les actions à mettre en oeuvre sur un peu plus d’un an !

Contrairement à une journée d’équipe traditionnelle, nous finissons ici sur un plan d’action partagé, pour lequel les participants sont motivés.

Je ne vois pas comment une autre technique aurait permis cela !

Ce fut magique de voir les problématiques émerger de manière collaborative, pour devenir la base des ateliers suivants.

C’est cette magie de la collaboration qui remet au centre l’importance de la communication entre les gens. Tiens cela me rappelle un certain manifeste…

Alors convaincus ? Lancez-vous !

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